Blog

Dane osobowe i wizerunek w zatrudnieniu

Umowa o pracę wiąże się z dość znaczącym podporządkowaniem pracownika pracodawcy. To podporządkowanie nie ma jednak charakteru absolutnego i doznaje znaczących ograniczeń wynikających z konkretnych przepisów prawa pracy.

Przepisy określają między innymi szczegółowo zakres danych osobowych pracownika, które podlegają przetwarzaniu.

I tak od osoby, która ubiega się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania następujących danych: imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych; a jeśli jest to niezbędne dla wykonywania danej pracy także wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Dalszych danych pracodawca może zażądać dopiero po zatrudnieniu pracownika i są to adres zamieszkania, numer PESEL, danych członków rodziny, gdy jest to konieczne ze względu na korzystanie z innych uprawnień wynikających z prawa pracy, wreszcie informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Innych danych osobowych pracodawca może żądać tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne.

Nie licząc tych przypadków przetwarzanie innych danych osobowych może nastąpić na podstawie zgody pracownika – ale nie dotyczy to danych dotyczących skazań. Takie dane mogą być przetwarzane wyłącznie w sytuacji, gdy wynika to z obowiązujących przepisów. W odniesieniu do tych danych nawet zgoda pracownika nie upoważnia pracodawcy do ich przetwarzania – chyba że przepisy przewidują względem danego pracownika wymóg niekaralności.

Brak zgody nie może powodować negatywnych skutków dla pracownika.

Dodatkowo warto wskazać, że pracodawca nie ma ogólnego uprawnienia do korzystania z wizerunku pracownika – także w tym zakresie możliwość rozpowszechniania wizerunku pracowników musi znaleźć swoje oparcie w przepisach ogólnych (np. zgodzie pracownika).

Warto pamiętać o tych ograniczeniach, ponieważ w praktyce wielokrotnie spotykamy się z przypadkami, gdy pracodawcy są przekonani o możliwości niemal dowolnego korzystania z danych osobowych czy wizerunku pracowników. Tymczasem dane osobowe pracowników podlegają ścisłej ochronie i przepisy określają dość jednoznacznie zakres możliwego korzystania z takich danych.

Równocześnie ubiegłoroczna dyskusja i kontrowersje towarzyszące wejściu w życie RODO wpłynęły na popularyzację tematyki ochrony danych osobowych, a więc wszelkie potknięcia w tej sferze mogą zostać łatwo wykryte.

A uchybienia zdarzają się każdemu. Czy to udzielenie informacji o pracowniku osobie, która nie dysponowała odpowiednim upoważnieniem, czy użycie prywatnego zdjęcia pracownika w firmowej publikacji bez zgody tego pracownika – to wszystko przypadki, które zdarzają się na co dzień, często w dużych firmach i nie są skutkiem złej woli, a jedynie bezmyślności i niestosowania procedur (nawet jeśli te są wprowadzone).

Pamiętajmy – dane osobowe to nie tylko portale społecznościowe, wyszukiwarki, czy sklepy internetowe. O ochronie danych osobowych i właściwym ich przetwarzaniu musi pamiętać każdy pracodawca. Odpowiednie procedury i dokumentacja mogą pomóc zminimalizować ryzyko związane z ewentualnym naruszeniem danych osobowych pracowników.